Existem duas histórias sobre IA circulando. Numa, estamos a poucos meses de máquinas que fazem tudo e todo mundo vai perder o emprego. Na outra, é tudo uma bolha prestes a estourar. A Notion foi a campo para ver o que está acontecendo de verdade dentro das empresas, e o retrato é mais interessante que as duas.
Os editores chamaram o relatório de The Great Renovation, "a grande reforma". Toda reforma custa mais do que o orçamento, demora mais do que o empreiteiro prometeu e, no fim, costuma valer a pena. Abaixo estão os números que mais importam e o que a gente tira deles para quem quer IA trabalhando dentro da operação.
O que a pesquisa mediu
A pesquisa ouviu dois públicos: 2.039 pessoas que decidem a compra e a implantação de IA (os líderes) e 4.079 pessoas que usam IA no trabalho todo mês (os times). Os mercados foram Estados Unidos, Reino Unido, França, Japão, Coreia do Sul, Austrália, Singapura, países nórdicos, DACH (Alemanha, Áustria e Suíça) e Benelux. O Brasil não entrou na amostra, mas os padrões se parecem muito com o que vemos nas empresas daqui.
Cada resposta foi encaixada numa régua de quatro níveis: IA que ajuda a pensar, IA como assistente, IA como colega de time e IA como o sistema da empresa. É a mesma lógica dos 4 níveis de adoção de IA que usamos aqui no blog.
Quase todo mundo ainda está no começo
88% das empresas estão nos níveis 1 e 2, usando IA como ferramenta pessoal para escrever, resumir e ter ideias. Só 12% chegaram ao ponto em que a IA toca processos que se repetem ou partes da operação sozinha.
Duas leituras saem desse gráfico. A primeira é um alívio: se você sente que está atrasado, provavelmente não está. Estar no começo é a regra. A segunda é um alerta: o degrau mais difícil é do nível 2 para o 3. Não é usar mais IA, é mudar de categoria. A IA para de ajudar a pessoa e passa a tocar etapas do trabalho, o que pede integração com os sistemas, regras claras e alguém que desenhe o processo.
Só 2% das empresas operam no nível 4. Os casos de palco e as demonstrações que circulam por aí são esses 2%. Comparar a sua empresa com eles é comparar com a exceção.
O perfil de quem está mais à frente também chama atenção. Empresas médias, de 500 a 999 funcionários, lideram (17% nos níveis 3 e 4), enquanto as gigantes de mais de 5 mil ficam em 7%. Donos e CEOs têm seis vezes mais chance de estar nos níveis 3 e 4 do que quem executa (39% contra 6%). Tamanho não garante maturidade; proximidade com a decisão, sim.
Líderes e times enxergam empresas diferentes
Quando a pergunta é a mesma, as respostas mudam conforme quem responde. Os líderes dizem que 26% das empresas já estão no nível 3 ou acima. Os times, nos mesmos mercados, dizem 5%. É uma diferença de cinco vezes.
Isso é mais do que diferença de percepção, é risco de execução. Uma estratégia de IA desenhada só a partir da visão da diretoria planeja para uma empresa que não existe. E a pressão aumenta com a maturidade: 55% dos líderes dizem que estão investindo em IA mais rápido do que o time consegue aprender, número que sobe de 48% no nível 1 para 68% no nível 4.
Duas barreiras que não somem: confiança e visibilidade
71% das pessoas usariam mais IA se confiassem que ela não erra em trabalho importante. Esse número não cai quando a empresa amadurece. Ou seja, confiança não aparece sozinha com o tempo: precisa ser desenhada, com revisão humana nos pontos certos, respostas que mostram de onde vieram e regras sobre o que a IA pode ou não fazer.
A outra barreira é enxergar o que está acontecendo. Metade dos líderes diz que os funcionários usam ferramentas de IA não aprovadas, ou admite que não sabe quais estão em uso. Entre os times, 41% dizem o mesmo. Dados da empresa colados em contas pessoais, sem registro e sem controle, são um problema de segurança e de LGPD (ou de GDPR, para quem opera na Europa).
As duas coisas são lados do mesmo problema: se o time não confia, não usa; se a liderança não vê, não consegue ajudar.
Quando a IA amadurece, o trabalho muda de natureza
Nos níveis 1 e 2, a IA serve para fazer mais rápido o que a pessoa já fazia: escrever, pesquisar, resumir. Nos níveis 3 e 4, cresce o trabalho de sistema, aquele que liga as partes da empresa.
Automatizar tarefas que se repetem dobra (de 18% para 36%) e passar trabalho de uma ferramenta para outra sobe 15 pontos. Escrever e pesquisar continuam no topo, mas perdem espaço relativo. A motivação muda junto: nos níveis mais altos, as pessoas usam IA para fazer o que antes não conseguiam (de 10% para 20%) e para decidir melhor. A liderança também troca o foco de produtividade e corte de custo para experiência do cliente (+8 pontos) e novas capacidades (+5).
O ganho deixa de ser tempo economizado e passa a ser capacidade nova. É aí que entra a frase que a gente repete: se é tarefa que se repete, dá para automatizar.
As três escolhas que separam quem avança
A pesquisa listou oito estratégias de implantação. Três abrem uma distância que é quase o dobro de qualquer outra:
- Integração (+18 pontos). A IA ligada ao ERP, ao CRM, ao e-mail e ao WhatsApp, onde o trabalho já acontece, e não numa aba separada.
- Governança (+16 pontos). Quem é dono de cada agente, o que ele pode fazer, onde para e pede aprovação, como tudo fica registrado.
- Medição (+15 pontos). Números combinados antes de começar, acompanhados depois.
Treinamento, política escrita e ferramenta padrão importam, mas quase todo mundo já faz. Eles tiram a empresa do chão e depois estabilizam. O que continua rendendo é ligar a IA aos sistemas e às regras que já tocam o negócio.
Os problemas não somem, mudam de cara
Quem avança troca problemas antigos por novos. O que fica mais fácil são as barreiras humanas: a falta de confiança na IA cai 8 pontos e a falta de preparo cai 3. Treinamento e acompanhamento funcionam.
O que fica mais difícil é estrutural. O excesso de ferramentas mais que dobra (de 11% para 25%), fica mais difícil enxergar o impacto real e o comportamento dos modelos varia mais. No começo, o desafio é ajudar as pessoas a usar IA. Depois, é controlar o sistema em volta dela: fazer funcionar igual em modelos diferentes, ver o que cada agente está fazendo e conter a proliferação de ferramentas.
Medir certo é o que mais separa
Perto de 80% das empresas nos níveis 3 e 4 medem o impacto da IA, contra 62% nos níveis 1 e 2. Mas a diferença maior está no que se mede.
As empresas mais maduras medem qualidade, fluxo e dinheiro. As que estão começando se apoiam em "acho que economizei duas horas". Tempo economizado conta para o time de IA; tempo de ciclo e receita contam para o negócio. E medir bem não serve só para provar retorno ao financeiro: é o que cria confiança interna para a IA assumir mais trabalho.
Quatro perguntas para levar para a sua empresa
O relatório fecha com perguntas para discutir com o time. Elas valem a reunião:
- Estamos investindo em integração ou só em acesso? Dar licença para todo mundo é a largada. Ligar a IA aos sistemas é o que faz a diferença crescer.
- Líderes e times concordam sobre onde estamos? Provavelmente não. Pergunte para os dois lados antes de decidir o próximo passo.
- Estamos medindo as coisas certas? Troque horas estimadas por erro, retrabalho, tempo de ciclo e custo.
- O time confia na IA o bastante para usar, e usa às claras? Confiança e visibilidade se resolvem juntas, com regras, registro e revisão humana onde importa.
O que isso muda na prática
A pesquisa confirma o que a gente vê no dia a dia: o salto que importa é sair do chat de cada um e colocar agentes tocando etapas de processos reais, dentro dos sistemas da empresa, com regras e números. É exatamente esse salto do nível 2 para o 3 que trava a maioria.
- O Analista de IA mapeia a rotina, ouve líderes e times (os dois lados da conversa), encontra o que se repete e define as métricas antes de começar.
- O Forward Deployed Engineer trabalha dentro da operação e liga os agentes aos sistemas que vocês já usam, com governança, registro e aprovação humana nos pontos certos.
- O treinamento cuida da confiança do time, que é a barreira que não some sozinha.
Financeiro, atendimento, vendas, jurídico, compras e logística são só exemplos. Onde existe trabalho que se repete, existe um próximo nível.
A reforma vai ser lenta e às vezes confusa. Quem integra, governa e mede chega antes.